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職務経歴書の書き方|人事&経営者が会いたくなるポイントとは?

「何を書いたらいいのか?」「強みやスキルのアピールポイントが分からない」など転職のご経験がある方でも、職務経歴書の書き方には正解がなく、悩みが尽きないはず…。

そもそも職務経歴書とは?という捉え方から、押さえておきたいポイント、どんな数字や実績をどのように書くと良いか、そして企業側の視点まで網羅。書類選考通過率アップを目指して、職務経歴書の書き方をマスターしましょう!

■職務経歴書とは?


多くの方が意識されていないことだと思いますが、職務経歴書はただ単に「自分の経歴を並べて示すもの」ではありません。その書類を人事や経営者がみて「仲間になってほしい。一緒に働きたい」と思ってもらうための大切な資料なのです。

この章では、まずは「何のために書くものなのか」そして作成時に大切にしたい心構えを解説していきます。


1. 職務経歴書は自分という商品を売り込むための提案書

職務経歴書は、何のために書くものなのか?ズバリ「自分という商品を売り込むための提案書」です。少々下世話な響きですが、以下、自分=商品というテイで説明していきます。

営業の現場を想像してください。提案(=応募)を受けるにあたって、商品(=採用候補者)がどんな内容(=人)なのかを知りたいと思うのは、当たり前の話です。自分はどんなことが得意で、どんな貢献ができるのか、何を提供できるのか示すものだと捉えましょう。

また、職務経歴書は企業との一番最初の接点。企業にとっては未来の仲間との出会いの始まりです。商品としての魅力だけでなく、人間としての魅力も伝わると人事・経営者は惹かれます。

例えば、この仕事・業界のどんなところが好きで続けてきたのかといった趣向の話や応募先の企業を志すようになったエピソードなど、その人の基礎を築いた原体験を示すものでもあります。PDFや紙で提出するので忘れてしまいがちですが、初対面で人と会った時に何を伝えるのかと同じだと考えてみると、自ずと書くべきことはクッキリしてきますね。


2.作る前に大切にしたい心構えは2つ

職務経歴書は「自分という商品を売り込むための提案書」「企業との一番最初の接点」というのが分かったところで、続いて、作成時に大切にしたい心構えを解説していきます。覚えておきたいポイントは2つです。

①正解はない

「職務経歴書 書き方」とGoogle検索すれば、たくさんのテンプレートにたどり着くことができます。忙しい30代・40代のビジネスパーソンにとっては、とてもありがたいことですが、注意が必要です。
実は、たくさんの職務経歴書に目を通している人事・経営者はテンプレ通りの書類に「またこの表現か…」と飽き飽きしているのです。世に溢れるテンプレはその名の通り見本なので、応募者自身の言葉になっていないんです。
「テンプレ通りに作っていれば正解でしょ」と思う方もいらっしゃるかもしれません。ですが、綺麗に書くことが正解ではなく、自分自身の経験に従って書く方が相手に伝わります。そもそも個人によってその経歴に至るまでのストーリーは違いますから正解はありませんよね。

②嘘はつかない

当たり前のことですが、嘘を書いたらいつかはバレてしまいます。ついつい、「かっこよく見せよう」「いいところだけ書こう」と華々しい実績を並べる方もいらっしゃいますが、人事・経営者が重視するポイントはストーリーが伝わるかどうか。どんな紆余曲折があって、いまのキャリアが築かれたのかストーリーが分かるよう意識してまとめてみることが大切です。


■知れば変わる!押さえておきたい考え方


では、書き方について押さえておきたい考え方を2つご紹介します。

1. 小手先のテクニックは通用しないと思え!

先ほどもテンプレについてお話ししましたが、例えば、営業職のテンプレに沿って書いてみて複数社に応募しても、ある企業にはその書き方で伝わっても、他の企業には求められない可能性があります。

同じ経歴でも、応募する企業・ポジションで職務経歴書を作るための「切り口」が変わるのです。「切り口」は言い換えれば「次の会社で求められるミッション」。そのミッションを理解して、職務経歴書に「自分はこのミッションをやり遂げるだけの実績があります!」と示す必要があるのです。

また、職務経歴書の自己PRやスキル・能力欄によく使われる言葉「コミュニケーション能力」ですが、人事・経営者は1日に何百回も目にしているワードです。具体的なエピソードやストーリーがあると良いのですが、いわゆるテンプレに沿った内容だとあなたの良さが伝わりません。小手先のテクニックだけで作ろうとせず、テクニックを使って上手く仕上げることを意識しましょう。

まだ転職活動が本格化していなくて、応募する企業が決まっていない場合は、切り口を作るのが難しいと思います。その場合は、自分自身が思っている / 周囲から認められた強みや、ビジネス人生において大事だった出来事をまとめておきましょう。それが自社内での次のミッションにつながり、未来の職場でも求められるものになります。また、書くことで次に何がやりたいか、何に挑戦できそうかも見えてくるので、転職活動をしていなくてもまとめることをオススメします。

2. 逆算的に考える

「私はこれこれをやりました」と自分軸で職務経歴書を書いている人が大半なのですが、採用企業側からするとあと一歩、物足りません。何が足りないのか?それは、人事・経営者が最も知りたい「その実績が会社にとってどう良かったのか」が盛り込まれていないからなのです。

✔︎会社から何を求められて/期待されて(=ミッション)
✔︎どう行動したのか/どうやり切ったのか/どんなプロセスで実施したのか

という順序で考える視点が抜けがちなのです。自分からの視点だけでなく、会社・世の中視点で自分の役割を落とし込んだ上で、経歴をまとめていくと、より魅力的に仕上がります。

そして、それは先ほども解説したように行きたい企業・応募したポジションでミッション=切り口が変わりますので、経歴・実績の切り取り方も変わります。自分のキャリアを事実だけ並べて作るのではなく、「どう見られたいか」と逆算的に考えて作ってみましょう。

ミッションを知るには、ぜひ求人票を参考にしてください。求人票には職務経歴書を作る際の「ヒント」がたくさん盛り込まれています。ミッションを知るために、まずは、

✔︎ 求める人物像
✔︎ 必須スキル、経験、知識(歓迎も)

を必ずチェックしましょう。これら条件がフィットしているかどうかが、
書類通過のマスト条件になります。求人票を見て、自分の職務経歴書の「答え合わせ」をしていきながら作っていくと、不思議とまとまります。
こうして作られた職務経歴書から、

✔︎ "何"をしてきた人なのか?
✔︎ ビジネスパーソンとしての強みは?

といった情報を人事・経営者は読み取っていくのです。


■職種は違っても「ベース」は一緒!職務経歴書の書き方のポイント


これまでお伝えしてきた通り、人事・経営者は最初の接点である職務経歴書を読むことで、採用候補者が積み重ねてきた実績や経験が自社でも再現できるものかどうかという観点を重要視しています。つまり、「実績の再現性」を見られているのです。この章では、「実績の再現性」を3つの伝え方をご紹介します。

1. 「定量」で伝える

1つ目は「定量」=具体的に数値で表現できる実績・スキルや経験です。

営業職が良い例ですが、売上・利益・契約率・継続率・解約率などが挙げられます。この際に注意したいのが、必ず実績を出した行動・取り組み前の数値や目標値と比較して書きましょう。例えば、前年比・目標比・売上目標比などです。「〇〇○万円売上」と数字だけが並んでいると一見すごい経歴に見えますが、実は、それだけだと読み手には「その数値がどれぐらい大きなものか」というのが伝わりません。比較してどのぐらいの達成率だったのか、どの地点からどの地点へ行けたという実績なのか、説明が必要なのです。

▼人事・経営者がみているのはココ!
①ゼロイチ(0からどのくらい数字を伸ばしたか)
②カイゼン(どのくらい数字を向上させられたか)
③成果(どのくらい数字を積み上げられたか)

<ゼロイチ、成果の例>
売上 / 利益 / CV数 / 集客数 / アクセス数 / フォロワー数 
<カイゼンの例>
削減率 / 増加数 / 加入率 / 離脱率 / 退職率

ディレクター職やバックオフィス職の方は、「社内調整や進捗管理のような仕事がメインで、数値で書ける華々しい成績がない」と悩まれる方もいるかもしれませんが、定量以外の以下2点について厚めに書いてみたり、「逆算的に考える」で解説した会社から見た自分の立ち位置を考えることがオススメです。

2. 「定性」で伝える

2つ目は「定性」です。定性の実績は定量に比べ、自己評価がしにくく、書きにくいと感じる方も多いのではないでしょうか。以下でご紹介する2つのポイントを意識すると、自慢話のようにならず、相手にも伝わりますよ。

①プロセスを伝える

先ほどお伝えした「結果(=定量)」も大事ですが、再現性を知ってもらうためには「どう考え、どう行動したか」を伝えることも大切です。結果は様々な要因で起きます。中には、ハプニング的に生まれた結果もありますよね。ただ、その結果に対するプロセスを補足していくことで、ポジティブに捉えてもらうことができ、"正真正銘の結果"=あなたの職務経歴になるのです。


②オーナーシップを発揮したエピソードを盛り込む

オーナーシップとは…
人を巻き込む、推進すること。個人が与えられたミッションや職務に対し、当事者意識を持って主体的に取り組む姿勢のこと。

上記にある通り、オーナーシップはリーダーやマネージャーなど肩書きは関係なくどんなポジション・職種の方でも持ち得るものです。自分が舵をとって進めた仕事に関するエピソードは「結果がその人の貢献によって成されたもの」だと、読み手にも伝わりやすいのです。

ただ、個人だけで完結する仕事の場合は、書き方に悩まれる方もいらっしゃいます。そんな時は、自分の仕事に対して自分なりに工夫したことを思い出して書いてみましょう。「こんな工夫をしたことで、自分自身の業務スピードがあがって2倍の対応ができるようになった」というエピソードは、間接的にはチームに貢献していると言えますので、アピールする材料になります。

また、初めての転職などで「どんなエピソードを書けばいいのかわからない」「自分の経験してきた業務が世間的にどのレベルに値するのかわからない」というお悩みをお持ちの方もいます。そんな時は、社外の第3者と話してみましょう。withworkをはじめとした転職エージェントやキャリア相談サービス、友人などにご自身の仕事内容を話すことで、自分の経歴で切り取るべきポイントが見えてくることがあります。

3. 抽象と具体を行き来する

職務経歴書を作成する際に気をつけたいのが、具体的になりすぎず、抽象的になりすぎないように表現することです。「抽象と具体を行き来するって…実際にどう表現すればいいの?」と難しく聞こえる方もいらっしゃるかもしれません。ポイントは「小難しく書かない」ことです。

例えば、社内用語をできるだけ一般的な言葉に置き換えることで、誰にでも伝わる内容にすることができます。とにかく、読み手にスッと入ってくる書き方が重要です。

また、現在所属している企業対しては具体的に書き、これから働く企業に対しては抽象化することです。例えば、

「現職では業務支援システム導入応援課の新規設立と導入パートナーのご支援率を向上に貢献しました(具体的すぎる、社内用語だらけ)」

↓ 抽象化すると… ↓

「現職では、一般的にはカスタマーサクセスの役割を果たす新部署の立ち上げを行い、クライアントの継続率向上に貢献しました。」(社内用語を抽象化し、ひらかれた言葉に)

同じ会社で働いている人じゃないと理解できないレベルの「具体」は、他社の人には魅力的に映りません。自分の強みや実績を「抽象化」し、違う環境でも再現できることを伝えましょう。

🙅 単なる自慢大会にならないよう注意!
その会社だからできたんですか?と思われてしまうような書き方は損です。世の中の職場に全く同じ環境はほとんど存在していませんよね。大切なのは大きな数字を並べて自慢することではなく、応募先の企業でも再現できるということをアピールすること。ミッションに対し、何を考えどんな工夫をしてどう行動したのかというプロセスをしっかりと記載し、「これなら自社でも活躍できるな」と思ってもらうことが、転職で使用する職務経歴書としては必要なのです。

■職務経歴書の各項目の解説とチェックポイント

本記事をお読みの方の中には、初めて職務経歴書を書くという方も多くいらっしゃると思いますので、簡単に各項目についても解説していきます。

職務経歴書の各項目の解説

① 作成日と氏名
職務経歴書を更新した年月日とご自身の氏名を必ず記載しましょう。企業に提出する職務経歴書は3ヶ月以内に更新したものが望ましいため、提出前には必ず確認しましょう。

② 要約
「まずはここを読んで合否判断する」という採用担当も多い、最も大切なパートです。要約といっても、箇条書きなどで簡素に書くのではなく、文章として1つストーリーにすると興味を持ってもらいやすくなります。ただし、一文は長ったらしくなりすぎないよう、読みやすさも考慮してまとめましょう。


③ 職務経歴
時系列で「どんな企業で、どんな課題をどう解決し、実績を残してきたのか」を記載するパートです。定量、定性、具体と抽象の行き来を意識してまとめましょう。

④ 資格・語学・スキル
使える資格や語学、ツールを全て書き出す必要はありません。応募する企業によってカスタマイズすると良いでしょう。例えば、ITやWeb業界であればチャットツールやクラウドサービス等の使用経験はアピールになります。

⑤ 自己PR
「仕事人生でずっとこうしてきた」という全般的な話よりも、具体的なエピソードを用いて、どんな課題をどんな工夫をして成果に繋げたかをまとめましょう。また、成果の話だけではなく、この仕事を志すようになった原体験から情熱を伝えたり、こんな経験をしてスキルを磨いてきたから今後はこんな仕事にも挑戦したい、なども盛り込まれていると◎

提出前の確認事項

完璧に作ったつもりだったのに、確認ミスで書類通過を逃してしまう…そんな不幸な事態を招かないために、職務経歴書を提出する前は以下を必ず確認しましょう!

□ 誤字脱字がないか
□ 入社/ 退職などの年月を間違えていないか
□ 見出しやタイトルがあり、読みやすいレイアウトになっているか
□ 日付や氏名など基本的な項目が抜けていないか
□ 文章は誰が読んでも意味が分かるように書けているか
□ 定量、定性、抽象と具体がバランスよく書けているか
□ ドキュメントのファイル名が「職務経歴書+氏名」になっているか

■採用担当・経営者が見ているポイント

最後に、人事・経営者が職務経歴書で最も注目しているポイントをご紹介。まずはこれだけ押さえて、作ってみましょう!

1. 人事視点

✔ 社内の面接官に、推薦しやすい情報が記載されているか
人事は、採用の本決裁者じゃないことがほとんどです。人事の役割としては企業と採用候補者の最初の接点で、面接官は現場の方であることが多いのです。そんな面接官に対して「この人は素敵な人ですよ」と伝えやすいと助かるのです。

✔︎ 意思決定における、ご本人の価値観や軸が伝わるストーリーがあるか
書類選考の段階で求める人物像や必須の経験やスキルがあるのはもちろん、それ以外に参考にしたいのはその方の思考性です。普段からどんなことを考えているのか自己PR欄に盛り込まれていると、人柄が伝わり、「会ってみたい」と思わせる要素になります。

2. 経営者視点

✔ 職務経歴書の初見の見やすさ、1枚目にどれくらい情報がまとまっているか
経営者は毎日とても忙しい中で、職務経歴書を見ています。そのため、1番最初に目を留める1枚目は最も大切なパートです。1枚目の上部に自分ができることを書く、つまり何ができるのか?を書くようにしましょう。

✔︎ ありきたりな言葉ではなく、いかに自分の言葉で書かれているか
採用候補者だけでなく、普段からたくさんの人と会うのが経営者の仕事。そのため「会いたい」と思ってもらうには、ありきたりな定型文ではなく、自分自身の言葉で書くことで、人柄が伝わります。


■職務経歴書に関してよくある質問


最後にwithworkにご相談が寄せられる職務経歴書に関する質問についてお答えします。

Q. 履歴書・職務経歴書のフォーマットは決まったものがあるのか?

特に様式の決まりはありませんが、読み手が見慣れた書式をご利用いただくことをお勧めします。

Q. 何ページがベスト?

枚数としては2枚〜4枚がベストかと思います。多いなと思う方もいらっしゃるかもしれませんが、一度ベストなものを作っておけば、あとは毎年書き足して整理していくだけなので宝物になりますよ。

Q. 履歴書・職務経歴書は手書き?

受ける業界によります。出版業界等であれば、手書きのものを推奨されるケースもありますが、一方でITweb系の企業を受ける場合に手書きで作成したもの提出してしまうと「IT業界を志望しているのにPCが使えないのか?」と勘違いされる場合がありますので、業界に応じて使い分けましょう。とはいえPCで作成するケースがほとんどです。

Q. 履歴書に趣味・特技って書く必要ある?

あります!ここを書いていただけると多少でもお人柄がわかるので、あった方が良いです。また、面接官と共通点があれば、面接の場が盛り上がって、話しやすい空気を作ることができます。書いておいてネガティブなことは特にないです。

Q. 企業ごとに履歴書・職務経歴書を分ける必要はある?

企業ごとに求める経験やスキルは異なりますから、分けて書くことができたらベストだと思います。一方で、これまでの経験を活かして転職する前提において考えると、企業ごとに書き分けられるほど、多くの職種・仕事内容を経験している人はいないので、基本的には大枠は同じで問題ありません。まずは汎用的なものを作り、応募求人を見て、求める要件に合わせてアピール箇所をカスタマイズしたり、自己PR欄で差別化すると良いでしょう。また、転職エージェントに提出する職務経歴書の場合、都度変えなくて問題ありません。withworkではできる限りその方の人物像が伝わるような推薦文を添えて、通過確率向上を目指しています。


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【監修】

大野 綾(おおの あや)
大阪府出身、東京芸術大学大学院(音楽教育・フルート)修了後、新卒で株式会社サイバーエージェントに入社。子会社の立ち上げ、広告代理店営業、営業MGRを経験後、夫の転勤で中国北京へ帯同し、現地日系企業で就業。帰国後、株式会社サイバー・バズにてインフルサーマーケティングディレクターや販売管理責任者に従事し、子会社社長としてデジタルマーケティングに特化した人材紹介事業およびコーチング事業を展開。これまでの経験を生かしより社会課題に向き合うべく、XTalentへ参画。2歳、5歳の育児中。
Twitter:https://twitter.com/ayayaono 
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吉田 悠平(よしだ ゆうへい)
大学卒業後、クリエイターのキャリア支援やコンテンツ制作を行うクリーク・アンド・リバー社へ入社。主にエンタメ業界で働くクリエイターの皆さまのキャリア支援や、ゲーム・モバイルコンテンツ制作現場での進行管理を経験。30歳を過ぎたところでNPOに転職。1年3か月従事した後にクリーク・アンド・リバー社に出戻り、主にIT・ベンチャー・エンタメ領域で活躍されている皆さまのキャリア支援を担当。その後、web3ベンチャー企業で採用人事に従事したのち、XTalentに参画。1児の父。
Twitter:https://twitter.com/yoshida_penguin 
Podcast:https://open.spotify.com/show/7iDawdRJ7DpQrNUH2icCvu?si=18ac726fafbf4997


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